Nghệ thuật làm việc với diễn giả giúp hội thảo thành công
Một hội thảo thành công liên quan đến nhiều yếu tố khác nhau. Tuy nhiên, yếu tố quan trọng nhất và là linh hồn của toàn bộ chương trình đó chính là diễn giả. Việc lựa chọn được các diễn giả xuất sắc và có sức hút chắc chắn sẽ mang lại nội dung hấp dẫn cho toàn bộ chương trình. Diễn giải có thể là doanh nhân thành đạt, là tác giả, nhà văn nổi tiếng,… Điều bạn cần quan tâm là nội dung và phong cách nói chuyện của họ có phù hợp với hội thảo mà bạn tổ chức hay không…
1, Xác định nội dung chương trình:
Trước khi lựa chọn diễn giả, bạn hãy xác định nội dung mà chương trình hướng đến là gì? Bạn cũng cần lên kế hoạch về thời gian, địa điểm và quy mô của chương trình sắp thực hiện. Để xây dựng được nội dung hấp dẫn, hãy tự đặt ra câu hỏi là độc giả của bạn muốn nghe nhất là điều gì thông qua chương trình này?
2, Lựa chọn diễn giả cho sự kiện:
Điều bạn cần ở diễn giả không phải sự nổi tiếng mà là kinh nghiệm họ có được. Trước khi quyết định lựa chọn một ai đó, hãy xem trước các video mà họ đã thuyết trình để xem cách nói chuyện của họ có lôi cuốn và phù hợp với nội dung của bạn hay không? Nếu cảm thấy thích hợp, đừng quên gửi cho họ lời mời và thời gian diễn ra sự kiện của bạn.
3. Làm việc với diễn giả trước chương trình:
Công ty chuyên tổ chức sự kiện phải gặp gỡ diễn giả trước khi chương trình diễn ra để bàn về nội dung và thời gian sẽ diễn thuyết. Điều này giúp bạn tránh được tình trạng bể show vì nhiều diễn giả không kiểm soát tốt thời gian khi nói chuyện. Đừng quên hỏi họ về những vật dụng cần phải chuẩn bị để minh họa cho buổi diễn thuyết. Trao đổi rõ ràng là công việc đó thuộc về diễn giả hay thuộc về ban tổ chức. Chi phí cho những việc này cũng cần được thỏa thuận bằng hợp đồng.
Các thông tin liên quan đến diễn giả như: công việc, quê quán, ảnh cá nhân, thế mạnh… rất cần thiết cho việc truyền thông trước sự kiện. Những bài phỏng vấn diễn giả trước khi hội thảo diễn ra cũng giúp thu hút thêm sự quan tâm của rất nhiều người.
4. Hỗ trợ diễn giả trong quá trình diễn ra sự kiện:
Là đơn vị tổ chức sự kiện, bạn có nhiệm vụ bố trí nhân sự để thực hiện công việc check-in, hướng dẫn khách mời vào chỗ ngồi, chuẩn bị đồ ăn nhẹ cho sự kiện. Trong quá trình diễn giả làm việc, hãy cố gắng giúp đỡ họ để họ hoàn thành tốt vai trò của mình. Khi sự kiện kết thúc, thanh toán các chi phí sòng phẳng như đã thỏa thuận ban đầu. Đừng đánh mất danh tiếng của mình bằng những mập mờ không đáng có đối với chuyện tiền bạc.
