Những rủi ro trong tổ chức sự kiện và cách khắc phục
Đối với các eventer, những rủi ro trong khi chạy sự kiện là cụm từ không hề mới mẻ. Đây cũng là điều họ luôn phải tính đến khi tổ chức các chương trình. Dưới đây là một số tình huống oái oăm mà rất nhiều người đã gặp phải trong quá trình tổ chức event:
1, Các diễn giả không quản lí được thời gian:
Một công ty về xây dựng tổ chức hội thảo để giới thiệu hoạt động và dịch vụ của công ty. Khách mời của buổi lễ là các khách hàng tiềm năng mà công ty hướng muốn đến. Để tạo chiều sâu cho sự kiện, công ty mời các diễn giả là giáo sư đầu ngành tới nói chuyện. Tuy nhiên, do quá hưng phấn trrong phần chia sẻ, các diễn giả đã trao đổi quá dài chiếm gần hết thời lượng của chương trình. Nhiều khách hàng được mời do bất mãn nên lục đục về trước. Kết quả, cả trăm món quà tặng mà công ty dày công chuẩn bị ế ẩm, công tác quảng bá thương hiệu thất bại hoàn toàn.
Cách khắc phục: Khi mới các diễn giả tới tham gia sự kiện, bạn cần làm việc trước với các diễn giả về nội dung mà họ muốn chia sẻ. Đồng thời, bạn cũng nên nhắc nhở họ về thời gian, tránh việc nhiều diễn giả vì quá hăng say mà làm hỏng mất cả sự kiện quan trọng như tình huống trên.
2, Dính án phạt vì không hiểu luật:
Nhiều doanh nghiệp đã bị phạt hành chính chỉ vì không nắm rõ luật lệ của nhà nước. Theo luật quy định, thời gian treo băng rôn để quảng bá sự kiện chỉ được diễn ra trong vòng 5 ngày và tại 20 địa điểm. Tuy nhiên, nhiều đơn vị vì không rõ điều này nên đã làm sai quy định trên. Kết quả là phải nhận án phạt cho hành vi của mình. Ngoài ra một số quy định khác cũng được ghi rất rõ trong luật này như thời gian cấp phép họp báo cho doanh nghiệp Việt Nam là 1 ngày nhưng doanh nghiệp nước ngoài là 7 ngày. Vì vậy, có không ít doanh nghiệp nước ngoài đã phải hủy sự kiện vì xin cấp phép quá gần với ngày diễn ra hoạt động.
Cách khắc phục: Trước khi tổ chức các sự kiện, bạn nên tìm hiểu thật kĩ các thông tin liên quan bao gồm cả về luật pháp. Nếu không, hãy nhờ đến một đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp như AzEvent. Công ty sẽ hoàn tất các thủ tục và đảm bảo mọi hoạt động trong sự kiện đều được diễn ra hoàn hảo.
3, Ca sỹ hủy show vào phút chót:
Nhiều đơn vị tổ chức sự kiện hẳn đã lâm vào cảnh dở khóc, dở cười vì ca sỹ mình mời đến tham gia lại đột nhiên hủy show trong phút chót. Nguyên nhân là người nổi tiếng thì thường nhận được nhiều lời mời. Vì vậy, họ sẵn sàng hủy show và chấp nhận đền bù nếu nhận được một hợp đồng giá trị lớn khác cùng thời điểm. Tuy với những nghệ sỹ như thế thì không có chuyện hợp tác lần sau, nhưng việc giải quyết tiết mục còn trống trong chương trình sắp chạy cũng đủ khiến bạn đau đầu.
Cách khắc phục: Bạn hãy tìm đến các nghệ sỹ được nhiều người ca ngợi là làm việc chuyên nghiệp và uy tín để hợp tác. Hoặc bạn cũng có thể bắt tay với các bầu show, dù có chuyện ngoài ý muốn xảy ra thì họ cũng dễ dàng giải quyết hơn do có sẵn trong tay nhiều mối quan hệ.
