Bạn đã tìm đúng nhà tài trợ cho sự kiện?
Hiện nay, rất nhiều đơn vị tổ chức sự kiện tìm đến nhà tài trợ để được giúp đỡ về kinh phí khi xây dựng chương trình. Vận động các nhà tài trợ là công việc rất quen thuộc dù đó là sự kiện mang tính cộng đồng hay thương mại. Dưới góc nhìn của một đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp, AzEvent xin đưa ra một số lưu ý khi đi vận động tài trợ để bạn đọc cóa thêm nguồn tham khảo.
1, Thế nào là đơn vị tài trợ tiềm năng?
Việc tìm kiếm các đơn vị tài trợ phù hợp và tiềm năng sẽ giúp bạn dễ dàng hơn trong việc cộng tác. Bạn nên khoanh vùng những đơn vị có khả năng hợp tác cao và tập trung vào đó thay vì đi mời một cách tràn lan mà không dám chắc họ có hứng thú với sự kiện của bạn hay không.
Để xác định được các đơn vị tài trợ tiềm năng, bạn nên hiểu rõ khách hàng của bạn thuộc nhóm đối tượng nào? Nếu sự kiện của bạn mời những người mẹ đang mang thai và nuôi con nhỏ, bạn có thể liên hệ những nhà tài trợ về sữa hoặc sản phẩm chăm sóc cho em bé. Nếu khách mời là những người trẻ, sinh viên, học sinh thì có thể mời các đơn vị tài trợ cung cấp sản phẩm dưỡng da, đồ ăn vặt…
Bạn cũng nên xác định phong cách của các đơn vị tài trợ trước khi gửi hồ sơ cộng tác. Chẳng hạn như nhãn hàng về Coca-cola thì thường tài trợ cho những event có khách mời trẻ trung, năng động. Còn đối với những nhãn hàng như tôn Hoa Sen lại thường tài trợ những sự kiện về thể thao.
2, Hoạch định ngân sách chương trình:
Có rất nhiều sự kiện gửi hồ sơ cho nhà tài trợ, tuy nhiên trong quá trình làm việc chỉ có một đơn vị đồng ý hợp tác với họ. Sau khi xem xét ngân sách, ban tổ chức thấy với số tiền đó là không đủ để tổ chức chương trình nên đã hủy kế hoạch và phá bỏ hợp đồng với đơn vị đã kí trước đó. Điều này vừa làm cho hai bên mất nhiều thời gian vô ích, vừa làm cho nhà tài trợ có ấn tượng xấu với đơn vị đi mời. Nếu lần sau đơn vị lại mời họ thì khả năng họ đồng ý là rất thấp. Để tránh tình huống này xảy ra, trước khi xây dựng chương trình, bạn nên kiểm tra lại ngân sách và dự trù trước các tình huống nếu bạn không mời hoặc mời được ít các đơn vị tài trợ.
3, Cân đối các khoản tài trợ:
Thường thì các đơn vị tài trợ sẽ chỉ chi ra 50% giá trị tiền để giao cho công ty chuyên tổ chức sự kiện trước khi chương trình diễn ra. Số còn lại họ sẽ giao nếu như đơn vị xây dựng event thành công đúng như cam kết. Tuy nhiên, có trường hợp chương trình không thành công như mong đợi nên nhà tài trợ sẽ không giao số tiền còn lại. Với trường hợp này, bạn nên chuẩn bị một khoản ngân sách để không bị thiếu hụt trong trường hợp không nhận được tiền.
