Kĩ năng đón tiếp giúp lấy lòng khách mời tại sự kiện
Khách mời trong sự kiện là nhân tố cần thiết và quyết định trực tiếp đến thành bại của cả chương trình. Để các khách mời hài lòng khi tham gia sự kiện thì việc đón tiếp đóng vai trò hết sức quan trọng. Đây cũng là mong muốn của đa số các đơn vị cung cấp dịch vụ tổ chức sự kiện. Dưới đây là một trong những kĩ năng quan trọng trong đón tiếp khách mời mà bạn nên biết.
Nắm thông tin khách mời một cách chính xác:
Danh sách khách mời cần được xây dựng sớm trước khi sự kiện xảy ra để kịp thời chỉnh sửa, thay đổi. Hãy chọn lọc danh sách kĩ càng để đảm bảo các vị khách mời có mặt tại sự kiện sẽ là những người quan tâm đến sự kiện của bạn nhất. Như vậy, những thông tin bạn truyền tải mới được tiếp thu một cách tích cực và chủ động. Khi chốt xong danh sách hãy gửi giấy mời đến họ. Sau đó, đừng quên liên hệ với họ thông qua các phương tiện liên lạc để nhắc nhở họ về thời gian diễn ra event.
Đảm bảo an toàn trong suốt sự kiện:
Khách mời là những “thượng đế” trong sự kiện. Vì vậy, bạn cần có biện pháp chăm sóc và bố trí đội ngũ bảo an để bảo vệ sự an toàn cho họ. Những tài sản khách mời mang đến sự kiện như xe cộ cũng cần được bảo vệ nghiêm ngặt. Bạn có thể liên hệ với nơi cho thuê để bàn bạc về vấn đề an ninh trong bãi đỗ xe. Với các sự kiện diễn ra ngoài trời, bạn có thể bố trí nhân viên để trông giữ xe cho khách.
Đón tiếp khách mời chu đáo khi họ tham gia sự kiện:
Với vai trò là chủ nhà, bạn hãy sắp xếp nhân sự để đón tiếp các khách mời chu đáo. Tại khu vực check in, cần có từ 3-4 PG mặc đồng phục lịch sự có nhiệm vụ chào hỏi, cài hoa cho khách và hướng dẫn khách mời ngồi đúng vị trí. Nên bố trí người hướng dẫn họ gửi xe đúng nơi quy định để không mất thời gian tìm kiếm.
Tặng quà cho khách mời:
Để cảm ơn các khách mời về sự xuất hiện của họ tại event, bạn nên tặng cho họ những món quà thay cho lời cảm ơn. Ngoài giúp cho khách hàng ghi nhớ và trân trọng đơn vị của bạn thì đây cũng là cách bạn Pr thương hiệu rất hiệu quả.
Kĩ năng đón tiếp là một trong những kĩ năng mềm giúp bạn tạo được thiện cảm với những khách mời tới dự sự kiện. Vì vậy, cho dù bạn tổ chức một sự kiện với hình thức nào thì hãy luôn nhớ đón tiếp họ chu đáo và nồng nhiệt nhất có thể.
