Ứng phó với tình huống liên qua đến khách hàng trong sự kiện
Khách mời là nhân tố không thể thiếu trong tổ chức sự kiện. Trước khi xây dựng chương trình, bạn cần chuẩn bị thật chu đáo mọi khâu tổ chức và chọn lọc các khách hàng có ảnh hưởng tới dự sự kiện của mình. Tuy nhiên, những tình huống rủi ro vẫn có thể xảy ra bất cứ lúc nào dù bạn đã chauanr bị kĩ lưỡng. Và đó là lúc bạn cần giải quyết các sự cố ấy khéo léo để đảm bảo sự kiện không bị gián đoạn.
Khách mời đến quá ít:
Khách mời không đến sự kiện có nhiều nguyên nhân: có thể họ có việc bận nên không thể tham gia event của bạn, hoặc cũng có thể họ đến muộn so với thời gian chương trình diễn ra. Khi chưa thấy các khách mời xuất hiện dù họ đã xác nhận trước đó, bạn hãy chủ động gọi và nhắc nhở. Cũng có thể họ đang gặp trục trặc nào đó như không tìm được chỗ đỗ xe chẳng hạn. Vì vậy, việc chủ động gọi điện giúp bạn biết được các nguyên nhân để có thể sớm quyết. Trong thời gian chờ đợi, bạn có thể gọi người từ công ty tổ chức sự kiện Hà Nội hoặc người ngoài vào lấp chỗ trống.
Khách mời đến quá đông:
Với những sự kiện vào cửa tự do hoặc có sự xuất hiện của các ngôi sao thần tượng thì rất có thể bạn sẽ gặp phải sự cố chương trình bị quá tải. Đối với tính huống này, hãy tận dụng tối đa mọi không gian để sắp xếp chỗ ngồi cho khách mời. Nếu không đủ ghế, bạn có thể yêu cầu họ đứng trật tự để theo dõi. Việc tăng cường thêm nhân viên bảo vệ để bảo đảm an ninh cho khu vực tổ chức cũng là việc làm cần thiết.
Còn đối với lượng khách dư ra trong những sự kiện có phát giấy mời thì sẽ dễ xử lí hơn. Bạn chỉ cần yêu cầu kê thêm bàn ghế và chuẩn bị thêm những phần ăn cho họ. Vì lượng khách này nằm trong dự đoán của bạn nên việc khắc phục cũng không có quá nhiều khó khăn.
Giữa khách mời xảy ra hành động bạo lực
Đối với các sự kiện giải trí, số lượng khách tham gia thường lớn và gồm nhiều thành phần khác nhau. Vì thế, đôi khi những xô xát có thể xảy ra ngay trong sự kiện của bạn. Nếu nhận thấy sự việc phức tạp, hãy liên hệ ngay cơ quan công an gần nhất để được trợ giúp. Sau đó, nên nhanh chóng giải tán đám đông và cho sự kiện tiếp tục diễn ra như dự kiến. Ngoài ra, việc tăng cường an ninh trong những sự kiện chưa bao giờ là việc làm vô ích. Điều này giúp bạn giải quyết tốt hơn các tình huống xô xát nhằm tránh những hậu quả xấu có thể xảy ra.
