Chuẩn bị chu đáo cho các khâu dịch vụ trong tổ chức sự kiện
Các dịch vụ sẽ rất cần thiết nếu sự kiện bạn tổ chức sẽ diễn ra trong nhiều ngày. Một số dịch vụ thiết yếu có thể kể đến như: phòng nghỉ, đánh giày, giặt là, liên lạc, ăn uống, đi lại… Tuy chỉ là các tình tiết nhỏ nhưng lại cực kì quan trọng và ảnh hưởng trực tiếp đến uy tín của đơn vị tổ chức.
Thông thường, với các dịch vụ này, đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp không tự cung cấp được mà phải nhờ đến một công ty thứ ba. Vì thế, trước khi quyết định sử, hãy tham khảo về mức giá, chất lượng và các phản hồi mà những khách hàng trước để lại. Nên tham khảo nhiều nguồn khác nhau trước khi đi đến quyết định chính thức.
Chẳng hạn như:
– Phòng nghỉ nên đặt phòng đơn, phòng đôi hay phòng cho nhiều người, số lượng phòng cần đặt là bao nhiêu, nên đặt phòng hạng sang hay hạng thường. Phòng nghỉ nên nên gần nhất với nơi sự kiện tổ chức để tiện trong việc đi lại. Có thể bố trí nơi ở và nơi tổ chức trong cùng một địa điểm là lí tưởng nhất.
– Ăn uống: ban tổ chức phải thông báo trước với khách mời việc có hay không chuẩn bị đồ ăn, thức uống để khách mời chủ động. Trường hợp có sử dụng đồ ăn thì đặt ở nhà hàng nào, suất ăn có giá bao nhiêu cũng nên được tính đến từ trước. Đồ ăn sử dụng cho các khách mời phải đảm bảo về vệ sinh an toàn thực phẩm. Địa điểm ăn uống tất nhiên cũng nên gần nhất với đơn vị tổ chức.
– Dịch vụ giặt là, đánh giày, liên lạc: các dịch vụ này đều được khách sạn cung cấp trọn gói. Tuy nhiên, ban tổ chức cũng nên thông báo xem có hỗ trợ khách mời chi phí hay là họ phải tự chi trả.
– Đi lại: với các địa điểm tổ chức ở ngay trung tâm thành phố thì khách mời sẽ tự di chuyển đến địa điểm diễn ra sự kiện cho chủ động. Tuy nhiên, trường hợp nơi tổ chức ở ngoại thành cách 30 cây số trở lên thì nên bố trí xa đưa đón khách mời để thể hiện thành ý. Hãy thông báo với họ địa điểm và thời gian đón khách. Đồng thời, yêu cầu họ xác nhận về sự có mặt của mình để tiện đón tiếp cho chu đáo.
