Công ty tổ chức sự kiện lễ khai trương, khánh thành chuyên nghiệp- Vietsea Event
Lễ khai trương, khành thành đánh dấu sự khởi đầu của một dự án, công ty, doanh nghiệp nói chung. Vì vậy, buổi lễ này có vai trò hết sức quan trọng đối với mọi đơn vị. Việc đảm bảo cho chương trình diễn ra thành công là một điều bắt buộc đối với hoạt động này. Bởi ngoài vai trò là một sự kiện thông thường thì chương trình còn là “bộ mặt” của cả công ty, doanh nghiệp.
Tuy nhiên, khi công ty bạn sắp tổ chức khai trương, khánh thành nhưng bạn vẫn lo lắng về các vấn đề sau:
- Bộ phận truyền thông của công ty bạn không đủ năng lực và kinh nghiệm để xây dựng toàn bộ nội dung cho chương trình.
- Những rủi ro có thể xảy ra bất cứ lúc nào và có thể phá hỏng toàn bộ buổi lễ.
Công ty của bạn không có nhiều mối liên hệ với các đơn vị cho thuê thiết bị, PG, MC, đội văn nghệ… - Bạn không biết phải bắt đầu từ đâu với lễ khai trương khánh thành sắp tới.
Giải pháp để xóa tan những băn khoăn của bạn là tìm thuê một trong các công ty tổ chức sự kiện như Vietsea.asia. Sự tin tưởng của hàng loạt đối tác lớn như: Vietcombank, VNPT, Vinaphone, Vingroup… là minh chứng thuyết phục nhất cho năng lực và chất lượng sự kiện mà chúng tôi đảm nhiệm.
Chương trình AZevent tổ chức thành công mang lại ý nghĩa gì?
Khai trương khánh thành được các đơn vị coi trọng cũng bởi những ý nghĩa mà sự kiện này mang lại.
Ý nghĩa lớn nhất phải kể đến là chức năng quảng bá, phát triển hình ảnh và thương hiệu cho doanh nghiệp. Dù công ty mới bắt đầu hoạt động hay đã hoạt động lâu năm thì lễ khai trương, khánh thành cũng đều là cơ hội tốt giúp doanh nghiệp quảng bá sản phẩm, phát triển thương hiệu của mình. Một số biện pháp mà đơn vị có thể thực hiện như: dùng truyền thông để tuyên truyền, treo baner, backrop có in hình ảnh, logo thương hiệu của doanh nghiệp tại địa điểm diễn ra sự kiện, roadshow… Nếu khai trương cơ sở kinh doanh thì việc áp dụng các chương trình khuyến mãi khủng ngay sau khi sự kiện kết thúc cũng giúp thu hút sự chú ý của khách hàng đến sản phẩm, dịch vụ mà công ty đang cung cấp.
Bên cạnh đó, sự kiện còn là dịp để công ty thể hiện đẳng cấp của mình trước đối tác và khách hàng. Điều này được thể hiện qua cách tổ chức, cách đón tiếp và quy mô của sự kiện.
Xét về khía cạnh văn hóa, sự kiện này tổ chức thành công còn là một nét đẹp giúp thể hiện mong ước và khát vọng của con người. Lễ khai trương, khánh thành diễn ra thành công như một “điềm lành” báo hiệu cho công ty sẽ làm ăn phát đạt, thuận buồm xuôi gió, vạn sự hanh thông.
Những rủi ro mà AZevent có thể thay bạn giải quyết:
– Dù đã lên kế hoạch cho mọi thứ thật hoàn hảo, nhưng đến khi bắt tay vào thực hiện bạn mới nhận ra thời gian mình dành để triển khai các hoạt động thực tế lại quá ngắn. Tuy nhiên, khi phát hiện điều này thì đã bị muộn. Để thi công các hạng mục đầy đủ cho kịp thời gian thì bạn chỉ còn cách là tăng thêm nguồn nhân lực nhằm hỗ trợ tốt nhất cho mình mà thôi. Chính vì thế, khi lên kế hoạch, bạn hãy lường trước và phân bổ thời gian sao cho hợp lí nhất. Việc lên kế hoạch chỉ nên chiếm 1/3 tổng thời gian chuẩn bị chương trình.
-Ý tưởng trùng lặp: Một sự kiện bị trùng lặp ý tưởng là điều chúng ta nên tránh. Đối với sự kiện mang tính nghệ thuật cao như khai trương khánh thành càng không cho phép điều đó xảy ra. Vì mỗi sự kiện đều là phương tiện rất tốt giúp doanh nghiệp quảng bá thương hiệu của mình. Nếu để ý tưởng bị lặp thì chức năng quảng bá của chương trình đó không được mạnh mẽ. Chưa kể đến còn mang đến những hậu quả tiêu cực nếu hành vi bắt chước có ảnh hưởng đến sở hữu trí tuệ của đơn vị khác.
– Bị hét giá khi thuê thiết bị: Nhiều trường hợp bạn lên danh sách bị thiếu các thiết bị cần thiết hoặc thuê thiết bị quá cận ngày thì khả năng bạn bị hét giá là rất lớn. Lúc này người cho thuê biết bạn không còn nhiều thời gian để chuẩn bị và đang rất cần đến họ. Một trường hợp khác là dù bạn có thời gian chuẩn bị nhưng không phải là khách hàng thân thiết cũng sẽ dễ dàng bị thuê trang thiết bị với giá cao.
– Nhân lực không có chuyên môn: Nguồn nhân lực không đủ chuyên môn chính là điểm yếu lớn nhất đối với người tổ chức sự kiện. Vì vậy thay vì sử dụng nhân sự không chất lượng, bạn có thể thanh lọc bớt và dành thời gian chuẩn bị sự kiện nhiều hơn mức bình thường. Tuy nhiên, có những trường hợp bắt buộc phải có nhân sự mà đang để trống, ví dụ như nhân viên xử lí âm thanh, ánh sáng, bạn hãy cố gắng thuê một người lành nghề để lấp chỗ. Tuy nhiên, trước khi sự kiện diễn ra bạn nên test trước trình độ và gửi kịch bản để họ xem qua.
– Thời tiết không ủng hộ: Đây là việc thường xuyên diễn ra dù không ai mong muốn. Vì thế, khi lên nội dung chương trình, bao giờ ban tổ chức cũng cần có các phương án dự phòng nhằm chuẩn bị cho các trường hợp xấu nhất có thể.
Tuy vậy, tất cả những rủi ro trên có thể khắc phục được nếu công ty hợp tác với Vietsea thay vì tự đứng ra tổ chức. Bằng năng lực và kinh nghiệm sẵn có chắc chắn Vietsea sẽ mang lại cho quý khách sự hài lòng.
Kinh nghiệm AZevent có được từ những lần tổ chức thành công sự kiện:
Để lễ khai trương, khánh thành diễn ra thành công thì mọi công việc như: chuẩn bị sân khấu, lên nội dung, khách mời, kịch bản MC… đều phải chuẩn bị thật chu đáo và cụ thể. Tất cả kế hoạch phải được bên đơn vị chủ quản và ban tổ chức bàn bạc, thống nhất trước khi bắt tay vào thực hiện.
-
- Về phần sân khấu, sự kiện khai trương, khánh thành cần có các thiết bị như: nhà giàn không gian , dù bạt, thảm trải sàn, màn led, máy chiếu, hệ thống âm thanh, ánh sáng, bàn ghế, khăn trải bàn, hoa tươi…
- Sân khấu phải được set up trước khi chương trình diễn ra một ngày. Nên tổng duyệt trước chương trình để đảm bảo không xảy ra sai sót ở bất kì khâu nào.
- Về nội dung: kịch bản chương trình phải được xây dựng chi tiết và chuyển đến các bộ phận như âm thanh, ánh sáng, MC từ trước đó để mọi người cùng tham khảo. Việc này cũng giúp phòng tránh các trường hợp đáng tiếc như: vào tiết mục biểu diễn của vũ đoàn nhưng bộ phận âm thanh, ánh sáng không biết mở file nhạc nào để đội múa có thể biểu diễn.
- Những hạt sạn tuy nhỏ nhưng sẽ khiến cho toàn bộ công sức của mọi người trong đội trở về số không.
Các chương trình khai trương, khánh thành có các khách mời VIP thì tiết mục văn nghệ cũng nên dàn dựng cho phù hợp. Không nên trình diễn các tiết mục có nhiều động tác nhạy cảm hoặc mặc trang phục quá hở hang để đảm bảo thuần phong mỹ tục.
Khách mời trong sự kiện là thường là những cán bộ địa phương nơi đơn vị khánh thành đang đặt trụ sở. Ngoài ra còn có các khách hàng thân thiết là đối tác của công ty. Không thể thiếu là nhân viêc của doanh nghiệp, tổ chức. Đối với những khách mời là VIP, ban tổ chức lọc ra để gửi giấy mời trước và sắp xếp bộ phận lễ tân đón tiếp họ ngay tại sự kiện.
Trong suốt quá trình tổ chức khai trương, khánh thành, tổng đạo diễn chương trình luôn luôn theo dõi sát sao để đảm bảo tất cả được diễn ra đúng theo kịch bản. Nếu có sự cố, lập tức đôn đốc và điều chỉnh để sự kiện không bị gián đoạn. Đối với các bộ phận được phân công nhiệm vụ, phải tập trung làm tốt công việc của mình. Có trục trặc, lập tức báo ngay cho đạo diễn chương trình để có phương án xử lí. Tuyệt đối không tự ý điều chỉnh mà không thông báo khiến các bộ phận liên quan mất kiểm soát.
Khi chương trình kết thúc, nên thu dọn hiện trường thật sạch sẽ để không làm ảnh hưởng đến môi trường và các hoạt động xung quanh.
AZevent đối tác tin cậy cho mọi tổ chức, doanh nghiệp:
Một công ty chuyên về tổ chức lễ khai trương, khánh thành sẽ có đầy đủ nội lực để làm nên một chương trình thành công. Chẳng hạn như yếu tố về nhân sự phải luôn đảm bảo, trang thiết bị được trang bị đầy đủ, nhiều năm kinh nghiệm trong nghề và đã tổ chức thành công cho nhiều chương trình cỡ lớn.
Với 15 năm kinh nghiệm trong nghề, chúng tôi tự hào là một trong những công ty hàng đầu về tổ chức khành thành, khai trương trên toàn Miền Bắc. Trong những năm hoạt động của mình, công ty đã tổ chức thành công hàng trăm sự kiện khác nhau cho các đối tác tầm cỡ như: Liên Việt Post Bank, Vietcombank, Vingroup, VNPT, Vinaphone, Mobiphone, …
Những thế mạnh mà Vietsea đang nắm giữ là những ưu điểm nổi trội mà công ty đã dày công xây dựng trong suốt hàng chục năm trời.
Thế mạnh đầu tiên phải kể đến là lực lượng nhân sự hùng hậu. Những nhân viên của Vietsea đều gắn bó với công ty trong suốt từ ngày đầu thành lập nên số năm kinh nghiệm của họ ngang bằng với số tuổi của chúng tôi. Đối tác của chúng tôi thường xuyên quay lại để cộng tác với công ty trong các chương trình tiếp theo chứng tỏ bộ phận nhân sự đã tổ chức các chương trình khiến họ hài lòng.
Thế mạnh thứ hai mà chúng tôi tự hào đó chính là sở hữu trang thiết bị đầy đủ và hoàn chỉnh, bao gồm: gian hàng sự kiện, nhà giàn không gian, sân khấu, khung giàn sân khấu, âm thanh, ánh sáng, màn hình Led, nhà dù sự kiện, bàn ghế, thảm trải, cổng chào, cổng hơi, rối hơi, khí cầu, mascot, in ấn, treo banner, cờ phướn…. Hệ thống cơ sở vật chất được đầu tư đồng bộ giúp công ty luôn chủ động trong mọi trường hợp. Ngoài ra, do không mất chi phí đi thuê thiết bị nên giá thành cũng sẽ được hạ xuống đáng kể so với mặt bằng chung.
Không chỉ chuyên nghiệp trong set up chương trình,AZevent còn có thể lên kế hoạch toàn bộ nội dung, kịch bản MC một cách khoa học và sáng tạo nhất. Chúng tôi có nhiều đối tác lâu năm và thân chuyên cung cấp đội ngũ PG đồng đều, các nhóm múa chất lượng cùng danh sách các ca sỹ và MC nổi tiếng…
Ngoài ra, nếu quý khách có nhu cầu, Vietsea có thể hỗ trợ chụp hình, quay phim sự kiện và đưa tin trên các phương tiện truyền thông đại chúng nhanh và chính xác nhất. Bộ phận truyền thông của công ty có phong cách tác nghiệp chuyên nghiệp và được trang bị hệ thống máy quay, máy ảnh hiện đại đảm bảo sẽ ghi lại những thước phim chân thực và sống động của cả sự kiện.
Nhờ các ưu điểm kể trên đã góp phần giúp Vietsea khẳng định vị trí top đầu trong ngành tổ chức sự kiện khai trương khành thành mà công ty đang theo đuổi. Chúng tôi luôn tin tưởng rằng, chính sự sáng tạo, tìm tòi và nỗ lực không ngừng của mình sẽ mang đến những giá trị tốt đẹp nhất để phục vụ cộng đồng ngày một văn minh và giàu đẹp.
Vietsea Event & Team building
- Địa chỉ : Số 3 ngõ 59 Láng Hạ, Thành Công, Ba Đình, Hà Nội
- Hotline: 0988 880 526 .Fax: (84-4) 3938 6776
- Website: www.vietsea.asia
- Facebook: www.facebook.com/vietsea.asia
- Mail: info@vietsea.asia
