Mẹo tổ chức hội nghị khách hàng để níu chân các “thượng đế”
Hội nghị khách hàng là hoạt động thường niên của các doanh nghiệp lớn. Đây là dịp để công ty gửi lời cảm ơn chân thành nhất đến các khách hàng của mình. Đồng thời là cơ hội để níu chân các “thượng đế” tiếp tục cộng tác với đơn vị trong năm tới.
Để tổ chức sự kiện chuyên nghiệp và để lại nhiều ấn tượng đẹp thì ban tổ chức cần chuẩn bị thật chu đáo.
Thời gian diễn ra hội nghị khách hàng thường vào cuối năm. Đây là thời điểm các công ty tổng kết lại ngân sách, doanh số và dễ dàng lựa chọn được các khách hàng tiêu biểu. Ngoài ra, không khí tiễn năm cũ, chào đón năm mới cũng rất phù hợp để doanh nghiệp đưa ra lời cảm ơn đối với những người đã luôn đồng hành cùng đơn vị.
Địa điểm tổ chức hội nghị khách hàng thường tại khách sạn hoặc các trung tâm tổ chức sự kiện có tiếng. Dù không ảnh hưởng đến nội dung của hội nghị nhưng địa điểm tổ chức lại tác động đến hình ảnh và danh tiếng của công ty. Vì vậy, việc lựa chọn địa điểm phù hợp là điều hết sức quan trọng. Nên ưu tiên những nơi thuận tiện trong việc di chuyển và có trang bị đầy đủ các thiết bị về âm thanh, ánh sáng.
Nội dung của hội nghị khách hàng bao gồm:
- Bài phát biểu của ban lãnh đạo công ty
- Chương trình biểu diễn văn nghệ
- Bốc thăm may mắn, tặng quà kỉ niệm
- Khai tiệc liên hoan
- Chụp ảnh kỉ niệm và tiễn khách
Để toàn bộ chương trình được diễn ra mạch lạc và cuốn hút thì vai trò của MC là yếu tố quyết định. Vì vậy, khi lựa chọn nên ưu tiên người dẫn chương trình có kinh nghiệm và tiếng tăm.
Khách hàng là đối tượng trung tâm của sự kiện nên cần chăm sóc thật chu đáo. Trước khi sự kiện diễn ra, nên sắp xếp gửi giấy mời cho họ trước khoảng một tuần để họ sắp xếp lịch trình. Trước hội nghị một ngày, nên gọi điện để nhắc nhở và xác nhận lại về sự có mặt của họ. Bố trí các thành viên đón tiếp và hướng dẫn cho khách hàng khi đến địa điểm tổ chức. Các phần quà kỉ niệm tặng khách hàng nên gắn hiền với công ty để quảng bá được hình ảnh và thương hiệu. Tất cả các phần quà nên có giá trị ngang nhau để khách hàng không cảm thấy mình bị coi nhẹ. Sau khi liên hoan, nếu có chụp ảnh kỉ niệm nên gửi tặng lại khách hàng và không quên cảm ơn họ vì đã tới chương trình.
Trên đây là những lưu ý để tổ chức hội nghị khách hàng thành công nhất. Việc mang đến cho các “thượng đế” ấn tượng đẹp là một trong những cách tốt nhất để níu chân họ lại với công ty.
