Phòng họp- yếu tố quyết định đến thành công của sự kiện

Phòng họp- yếu tố quyết định đến thành công của sự kiện

Phòng họp là một phòng thuộc tòa nhà được thiết kế riêng và bố trí làm nơi tổ chức sự kiện như: hội họp, hội nghị, hội thảo, tọa đàm…

Để các sự kiện diễn ra được suôn sẻ, ban tổ chức cần lưu ý những vấn đề sau khi lựa chọn phòng họp.

• Về việc sắp xếp phòng họp: Bàn ghế trong phòng nên được bố trí phù hợp với diễn biến của sự kiện. Nếu chương trình có phát tài liệu để khách mời tham khảo hoặc khách mời cần mang theo máy tính, sách vở để ghi chép thì nên thiết kế bàn ghế theo kiểu lớp học hoặc hình chữ U. Với những sự kiện mà khách mời chỉ là những người dự thính thì có thể sắp xếp phòng họp theo kiểu nhà hát để tiết kiệm diện tích.

• Các thiết bị nội thất cần thiết nên trang bị: Trong quá trình set-up, bạn phải bố trí và rà soát lại những yêu cầu về mặt nội thất. Ví dụ như thảm trải sàn nên trải toàn bộ sàn hay chỉ trải dọc lối đi, sân khấu có sẵn hay không? Nếu có sẵn thì có đạt tiêu chuẩn tổ chức hay cần gia cố thêm? Bục phát biểu và kê tượng bác nên sắp xếp thế nào? Hệ thống âm thanh, ánh sáng đã được bố trí đầy đủ chưa?
• Công cụ trang trí đặc biệt: nếu sự kiện mang tính chất giải trí như ngày hội cuối năm hoặc ngày hội gia đình thì nên sử dụng các công cụ trang trí đặc biệt như: pháo điện, bóng bay, hoa… để không gian thêm phần sinh động và đẹp mắt. Tuy nhiên khi sử dụng các thiết bị này thì bạn nên giám sát chặt chẽ để đảm bảo không có vấn đề gì đáng tiếc có thể xảy ra.
• Đảm bảo an toàn: Khi khảo sát địa điểm, bạn phải hỏi bên cho thuê về hệ thống phòng cháy chữa cháy mà tòa nhà đang được trang bị. Các lối thoát hiểm, việc giúp đỡ người gặp nạn trong tình huống khẩn cấp cũng là điều bạn nên tìm hiểu. Bạn cũng nên có sẵn những số liên lạc đặc biệt như: cứu hỏa, công an, cấp cứu… Bên cạnh đó, việc mua bảo hiểm đầy đủ cho các hành khách và hoạt động sự kiện là điều phải làm khi tổ chức bất kì chương trình nào.

• Khu vực chuẩn bị đồ ăn nhẹ: các sự kiện thường có giờ nghỉ giải lao và ban tổ chức sự kiện chuyên nghiệp tại Hà Nội sẽ phục vụ các bữa ăn nhẹ bằng bánh ngọt và hoa quả để khách mời lót dạ. Vì vậy, khi tham khảo phòng họp, bạn cũng nên lưu ý đến chi tiết này để kiểm tra xem phòng họp có bố trí khu vực dành riêng cho ăn uống hay không? Nếu không thì nên sắp xếp ở vị trí nào cho hợp lý…
• Kết nối mạng internet: tất cả các cuộc họp đều cần phải được kết nối mạng để đảm bảo thông tin được thông suốt. Bạn nên kiểm tra trước xem đường truyền mạng tại phòng họp có đáp ứng đủ nhu cầu cho sự kiện. Cước phí sử dụng internet miễn phí hay phải tính thêm cũng nên được trao đổi kĩ càng trước khi sự kiện diễn ra.