Sự cố khi tổ chức sự kiện và cách khắc phục

Sự cố khi tổ chức sự kiện và cách khắc phục

Sự cố bất ngờ trong quá trình tổ chức sự kiện không phải là chuyện gì hiếm gặp. Những rủi ro xuất hiện có thể do yếu tố khách quan hoặc chủ quan. Đặc trưng của sự kiện là trực tiếp hoàn tòan nên những người phụ trách tổ chức lúc nào cũng trong tình trạng căng thẳng và chuẩn bị tâm lí đón đầu mọi rủi ro có thể xảy đến.

Dưới đây, AzEvent sẽ điểm qua một số sự cố có thể gặp trong event và cách xử trí hiệu quả nhất:

Sự cố do yếu tố thời tiết: yếu tố bất lợi về thiên nhiên có thể ảnh hưởng trực tiếp đến các event như: mưa, bão, lốc xoáy,… Đối với những hiện tượng thiên nhiên đơn thuần và không có ảnh hưởng đáng kể như mưa thì bạn hoàn toàn có thể tổ chức sự kiện một cách bình thường. Vì các thiết bị như nhà bạt không gian hoàn toàn có thể giúp bạn khắc phục sự cố rất tốt. Tuy nhiên, với những tình huống thiên nhiên cực đoan hơn như bão hoặc lốc xoáy thi cách tốt nhất là nên bàn bạc cùng đơn vị chủ trì để dời ngày tổ chức event. Điều này là cần thiết nhằm đảm bảo an toàn tuyệt đối cho các khách mời tham gia chương trình.

Sự cố do thiếu hụt nhân sự: Trước khi sự kiện diễn ra, ban tổ chức chắc chắn đã sắp xếp nhân lực tất cả các khâu rất đầy đủ. Tuy nhiên, đến ngày event chạy chính thức, một số nhân viên có thể gặp sự cố cá nhân, có việc đột xuất về gia đình… nên không thể có mặt được. Nhất là khi các nhân viên đó phụ trách những khâu đặc thù như kĩ thuật âm thanh, ánh sáng thì càng khó thay thế. Để giải quyết tình huống này, những người phụ trách hay quản lí sự kiện nên có contact của nhiều nhân viên tại các bộ phận khác nhau để kịp thời bổ sung ngay khi cần thiết.

Sự cố về ý tưởng: Bạn đưa ra những ý tưởng không phù hợp và không được đơn vị chủ trì phê duyệt. Tuy nhiên, thời điểm bạn bị từ chối cũng là lúc sự kiện sắp diễn ra và bạn không có thời gian để làm lại. Muốn khắc phục tính huống này, bạn nên phải làm việc song song với đơn vị tổ chức trong quá trình sản xuất ý tưởng để có thể kịp thời chỉnh sửa. Ngoài ra, sắp xếp thời gian hợp lí cũng là bí quyết để khắc phục sự cố thành công.

Sự cố về thời gian tổ chức: Bạn có thể không đạt được hiệu quả như mong muốn nếu chọn sai thời gian tổ chức sự kiện. Chẳng hạn như bạn tổ chức sự kiện event cho nam giới mà thời gian trùng với trận chung kết bóng đá đỉnh cao thì sẽ không thu hút được sự chú ý. Nếu khách mời có đến tham dự cũng sẽ bị chi phối tư tưởng và dễ dàng làm các việc riêng trong giờ. Để tránh điều này, bạn đơn giản chỉ cần chọn thời điểm tổ chức không bị trùng với những sự kiện đặc biệt, nhất là với các sự kiện nhiều năm mới có một lần.