Xây dựng nội dung sự kiện qua những câu hỏi, bạn đã thử chưa?
Tổ chức sự kiện là công việc đòi hỏi sự tỉ mỉ và kiên trì. Để một sự kiện diễn ra thành công, điều quan trọng bạn cần làm là lên nội dung và xem xét tính khả thi của vấn đề. Có một kinh nghiệm được các chuyên gia trong lĩnh vực này chuyền tai nhau là xây dựng nội dung bằng cách đưa ra các câu hỏi rồi tự trả lời. Phương pháp đặt câu hỏi sẽ giúp bạn đặt mình vào vị trí đối tác và hiểu được đối tác cần gì nhất ở sự kiện của bạn. Ngoài ra, nó còn giúp bạn lường trước được nhiều rủi ro có thể xảy ra. Liệu bạn đã đã thử chưa? Một vài câu hỏi gợi ý cho bạn là:
- Mục đích tổ chức của sự kiện này là gì? Nên thuê cty tổ chức sự kiện tại Hà Nội hay ở nơi khác?
- Địa điểm tổ chức sự kiện ở đâu thì thuận lợi? Chi phí ra sao? Có địa điểm khác khả thi hơn không?
- Ngày giờ diễn ra sự kiện? Công tác set-up nên tổ chức vào lúc nào? Sự kiện diễn ra trong 1 hay nhiều ngày.
- Dự báo thời tiết ngày hôm đó ra sao? Nếu thời tiết xấu thì cần có biện pháp gì? Trong trường hợp cần phải đổi ngày thì nên giải thích với khách mời thế nào?
- Các hoạt động diễn ra trong suốt sự kiện? Hoạt động nào trước, hoạt động nào sau? Có hoạt động nào không cần thiết có thể lược bỏ được không?
- Khách mời trong sự kiện là ai? Họ có ý nghĩa gì đối với doanh nghiệp? Nên lựa chọn bao nhiêu khách mời là phù hợp? Những ai không thể tham gia? Phương án thay thế.
- Có nên mời các nghệ sỹ, nhóm múa, nhóm nhạc không? Chi phí là bao nhiêu? Đơn vị cung cấp nào uy tín? Cần bao nhiêu tiết mục?
- Xây dựng sân khấu gồm những thiết bị nào? Thuê ở đâu? Chi phí bao nhiêu?
- Truyền thông trước, trong và sau sự kiện nên tổ chức thế nào? Các kênh truyền thông nào hiệu quả? Chi phí cho việc này là bao nhiêu?
- Khách hàng tiềm năng của đơn vị là đối tượng nào? Làm sao để có thể thu hút họ?
- Những chương trình giảm giá có thể áp dụng ngay trong ngày khai trương?
- Có nên tặng quà khách mời đến tham dự khai trương? Quà gồm những gì? Chi phí bao nhiêu? Cách thức tặng quà thế nào cho lịch sự.
- Công tác bảo vệ nên bố trí ra sao? Ai phụ trách trông xe cho khách mời?
- Có tổ chức bữa tiệc nhẹ trong giờ giải lao? Ai sẽ phụ trách? Thực đơn gồm những gì?
- Đối với những sự kiện diễn ra trong nhiều ngày, có bố trí nơi ăn nghỉ cho khách mời hay không? Địa điểm ở đâu là hợp lí?
